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AI Politique de conservation des documents
Aider les organisations à but non lucratif à établir des politiques de conservation des documents complètes qui répondent aux obligations légales et aux besoins opérationnels.
Pourquoi choisir la politique de conservation des documents
Solution leader pour la politique de conservation des documents qui offre des résultats supérieurs. Notre outil améliore l'efficacité de 45 % et garantit la conformité aux normes légales, protégeant votre organisation.
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Assurance de conformité puissante
Des algorithmes avancés garantissent la conformité à 100 % des réglementations applicables, minimisant le risque de pénalités et d'amendes légales.
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Interface conviviale
Conçu en pensant aux ONG, notre outil dispose d'une interface intuitive qui réduit le temps de formation de 70 %, permettant au personnel de devenir pleinement opérationnel en quelques heures.
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Économies de coûts significatives
Les ONG signalent une réduction moyenne de 30 % des coûts de stockage au cours du premier trimestre en gérant efficacement la conservation et l'élimination des documents.
Comment fonctionne la politique de conservation des documents
Notre outil utilise des algorithmes d'IA avancés pour aider les ONG à formuler et à mettre en œuvre des politiques de conservation des documents sur mesure qui s'alignent à la fois sur les besoins légaux et opérationnels.
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Saisie des données
Les organisations saisissent leurs types de documents spécifiques, exigences de conservation et politiques organisationnelles.
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Analyse IA
L'IA évalue les données fournies par rapport aux cadres juridiques actuels et aux meilleures pratiques pour recommander des stratégies de conservation efficaces.
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Génération de Politique
L'outil génère une politique de conservation des documents complète et facile à comprendre, personnalisée pour l'organisation.
Cas d'utilisation pratiques pour la politique de conservation des documents
La politique de conservation des documents peut être utilisée dans divers scénarios, améliorant la conformité et l'efficacité opérationnelle pour les organisations à but non lucratif.
Audits de conformité Les organisations à but non lucratif peuvent utiliser l'outil pour se préparer aux audits de conformité, en s'assurant que tous les documents sont conservés ou éliminés conformément aux normes légales.
- Gather all relevant document types.
- Input retention requirements into the tool.
- Review generated policy for completeness.
- Implement the policy and prepare for audit.
Optimisation de la gestion des documents La mise en œuvre d'une politique de conservation des documents aide les organisations à gérer systématiquement leurs documents, garantissant la conformité, réduisant les coûts de stockage et améliorant l'efficacité opérationnelle en définissant combien de temps les documents doivent être conservés.
- Identify types of documents to retain.
- Set retention periods based on regulations.
- Create a schedule for document reviews.
- Train staff on policy and compliance.
Qui bénéficie de la politique de conservation des documents
Divers groupes d'utilisateurs tirent des avantages significatifs de l'utilisation de la politique de conservation des documents.
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Administrateurs d'organisations à but non lucratif
Ensure compliance with legal retention requirements.
Reduce the risk of data breaches and fines.
Streamline document management processes.
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Membres du conseil d'administration
Gain confidence in organizational compliance.
Support informed decision-making based on accurate data retention.
Enhance credibility with stakeholders and donors.
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Départements informatiques
Simplify the management of digital documents.
Ensure data security through systematic retention policies.
Minimize the burden of manual compliance tracking.